Organización de congresos: nuestra experiencia con Tratermat 2017

Un congreso es un evento científico de suma importancia. En él los profesionales, investigadores y empresas de un sector, se reúnen para dialogar y compartir sus conocimientos. Al mismo tiempo, los medios de comunicación suelen sentirse atraídos por estos encuentros, ya que a ellos suelen asistir figuras públicas relevantes. Por todo lo anterior, organizar un congreso requiere de un trabajo de fondo y una planificación previa que en Seis60 Comunicación conocemos muy bien. Sin ir más lejos, la semana pasada estuvimos trabajando en uno de los que hemos desarrollado en este año: el XV Congreso Internacional de Tratamientos Térmicos y de Superficie, Tratermat 2017.

Agencia, comunicación, Sevilla

De periodicidad bianual, Tratermat 2017 tuvo lugar del 4 al 6 de octubre en Linares (Jaén) y fue auspiciado por uno de nuestros clientes, el Centro Tecnológico Metalmecánico y del Transporte (CETEMET) de Linares. Nuestro equipo se implicó en la organización de Tratermat 2017 desde varias perspectivas, tanto en el diseño de la identidad corporativa, la web y el perfil de Twitter del evento, como en la Secretaría Técnica y la difusión en medios de comunicación.

Por un lado, en Seis60 Comunicación colaboramos junto a los miembros del Comité Organizador del congreso para prepararlo todo antes del acto de apertura. En este sentido, como Secretaría Técnica elaboramos los materiales necesarios para el congreso, gestionamos los procesos de inscripción y pago, dialogamos con las entidades colaboradoras y patrocinadoras, contratamos a los proveedores, realizamos el envío masivo de mailing, ofrecimos servicios de grabación audiovisual durante todo el congreso y asistencia in situ en cada momento. Al mismo tiempo, impulsamos la realización de las actividades del programa social, como son el cóctel de bienvenida, la cena de gala o las visitas a empresas locales.

Otra de las áreas que cubrimos para Tratermat 2017 fue el contacto con los medios de comunicación, pasando de la difusión previa a la gestión de entrevistas con los organizadores, la convocatoria al acto de apertura y el envío diario de notas de prensa, hasta el seguimiento de los impactos. Al mismo tiempo, todos los actos destacados de este encuentro se han podido observar en tiempo real por la cuenta de Twitter que creamos previamente.

Y es que organizar un evento, y más un congreso con ponentes internacionales como ha sido Tratermat 2017, necesita de un trabajo en equipo y un esfuerzo y motivación añadidos que finalmente tienen su recompensa. Para Seis60 Comunicación, la mayor satisfacción es comprobar que tanto nuestro cliente como los asistentes han podido disfrutar estos días y sacar el máximo partido a todo lo que con gusto preparamos para ellos.

¡Nos vemos en el próximo evento! Síguenos en nuestros perfiles de Facebook y Twitter para no perderte nuestras publicaciones.

Sofía Sánchez Seda

Consultora de Comunicación de Seis60

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